Slimmer Werken

Krijg meer gedaan in een kortere tijd

Druk, druk, druk, we kennen het wel, ’s ochtends meteen aan de slag, de hele dag door email, telefoon, collega’s aan je bureau en thuis inhalen wat is blijven liggen.

Zonder het te weten zijn we de hele dag aan het brandjes blussen, kan dat niet anders? Er is een aantal technieken die ons kunnen helpen om beter te presteren zonder stress maar we moeten wel de beslissing nemen om het voortaan zo te gaan doen en we vertellen het onze collega’s want dat helpt in deze verandering.

Eisenhower

Eisenhower was de Amerikaanse president die deze methodiek het eerste toepaste en we komen het ook tegen in Getting Things Done van David Allen in zijn boek, versie van 2015 (Engelstalige versie te koop als eboek bij Amazon.com).

Stel van alles wat er bij ons binnenkomt vast of het urgent is of niet en of het belangrijk is of niet. Dit leidt tot vier acties, we doen het meteen, we plannen het in voor later, we laten het iemand anders doen of we doen er niets mee want dat kost tijd en tijd is kostbaar. Het is ook belangrijk dat we niet gestoord  worden door piepjes of meldingen op ons scherm van de computer of smartphone. We zetten deze meldingen uit en wij beslissen zelf wanneer we ze raadplegen en ermee aan de slag gaan.

Pomodoro techniek

Het principe is vrij simpel we werken 25 minuten achter elkaar aan een taak of meerdere kleinere taken en we gebruiken voor grotere taken meerdere pomodoro’s, we nemen dan 5 minuten pauze en we doen dit nog drie keer en nemen dan een (denk)pauze die een kwartier duurt. We doen op deze wijze 10 Pomodoros per dag en werken zo 6 uur per dag inclusief de lunch van een half uur dan resteert er nog tweeëneenhalf uur “vrij te besteden” om dingen te doen die tussendoor komen, om ons voor te bereiden voordat we beginnen, om ons werk voor die dag af te ronden en te kijken wat we de volgende dag gaan doen of om te vergaderen. Er zijn Apps (zoals Pomodoro voor iOS en MAC) die werken met een timer voor computer en of smartphone die we desgewenst, betaalde versie, via de cloud kunnen synchroniseren.

Als we geconcentreerd aan een taak bezig zijn, komt er meer uit onze vingers dan wanneer we continu worden afgeleid. Als we lid zijn van een team dan is het belangrijk dat iedereen in het team weet dat dit onze werkwijze is. En vandaag de dag kan een ledje met een stoplicht aan ons beeldscherm iedereen duidelijk maken dat we nu even niet gestoord willen worden of dat we dat nu niet erg vinden.

Takenlijst

In een takenlijst staan al onze taken die gedaan moeten worden voor of op een bepaalde datum. Ze komen uit de jaarplanning en meer gedetailleerd uit een afgeleide kwartaal-, maand-, week- en dagplanning. Ook hier kan een App helpen zoals bijvoorbeeld Todo Cloud voor iOS waarin we ook een projectplanning kunnen maken of een checklist eventueel met de naam van iemand die een bepaalde taak moet doen.

We stellen voor iedere werkdag twee prioriteiten die we die dag ook daadwerkelijk moeten doen. We starten de dag met een korte, liefst staande, vergadering zodat we van iedereen weten waar wij mee bezig zijn. De vrijdag is een bijzondere dag, dan evalueren we de afgelopen week en kijken we twee vooruit.

Erik Bertrand Larssen

Deze Noorse motivatiecoach schreef twee boeken Helweek en Genadeloos waarbij het laatste boek de voorloper is van het eerder in de Nederlandse vertaling verschenen boek. De essentie is dat we erachter proberen te komen hoe we in elkaar zitten, we vragen dat aan iedereen in onze directe omgeving en we plannen voor deze helweek alles wat er in de afgelopen jaren is blijven liggen, waar we niet aan toe zijn gekomen. Dat kan niet zonder een takenlijst.  We staan om vijf uur ’s ochtends op en beginnen met een uurtje sporten, we doen overdag niets met sociale media, we zijn de hele dag gefocust op waar we op dat moment mee bezig zijn, kijken ’s avonds geen TV en gaan om tien uur naar bed. En nou komt het, het heet niet voor niets Helweek, op donderdag halen we door en gaan we niet naar bed. Verder eten we de hele week gezond!

Mijn ervaring is dat het slaaptekort de eerste dagen nog nawerkt. Geen TV is geen enkel probleem, ik heb niet het gevoel iets gemist te hebben. Sommige deelnemers aan de nationale helweek zijn toch op donderdag naar bed gegaan omdat ze niet met slaaptekort de volgende ochtend in de auto willen stappen. Ik heb veel van mijn achterstallige klussen kunnen wegwerken.

Genadeloos gaat over het feit dat mensen meer aan kunnen dan zij denken en intenser kunnen leven. We kunnen nieuwe dingen leren en ons steeds verder ontwikkelen. We kunnen ontzettend goed worden in het leiden van ons leven. We weten wel wat we zoal moeten doen maar we doen het niet ondanks de aanwezige kennis en de beschikking over de juiste middelen. Wat hebben we nodig om deze houding te veranderen?

Door elke dag onze gewoonten een klein beetje aan te passen, bereiken we op den duur grote veranderingen in onze prestaties en zijn we voorbereid op de situaties waarin het erop aankomt. Ga we op tijd naar bed of kijken we de film nog even af, bereiden wij ons voor op een vergadering en nemen we een gezonde lunch of toch maar ook een snack. Sommige mensen maken vaker de juiste keuzes dan anderen en sommigen zijn zich niet bewust wat de keuzes die ze maken voor hen betekenen. Dat komt doordat de mens zich altijd in de comfort zone wil bevinden. Willen we veranderen dan moeten we bereid zijn er regelmatig uit te stappen.

We hebben ons leven in perspectief gebracht, doelen en waarden gesteld en zo precies mogelijk gedefinieerd. Een besluit nemen is een gevoelsmatige reactie. Willen afvallen is omdat we ons te dik voelt, de kleding knelt en we schamen ons voor onze buik, we zeggen tegen onszelf: “Dit nooit meer”. Een besluit nemen is een proces dat steeds sneller loopt en we ervaren het als iets griezeligs.

Met deze technieken moeten we ons leven op de rit kunnen krijgen en beter presteren. Het is een verandering die in het begin moeite kost zoals altijd met veranderen maar bij de eerste resultaten krijgen we een goed gevoel en vragen we om meer.

Luisteren! Dat kan dus ook

Bij BNR is hieraan het programma ZZP café bij &Samhoud Places van 6 juni 2015 gewijd. Stress omdat je zaken uitstelt, ergernis vanwege alle prikkels om je heen, je denkt dat alles nu af moet. Wordt een productiviteitsninja, Graham Allcott, leer om met stress om te gaan.

Jelle Mostert kijkt anders naar de wereld, snooze jij ook iedere ochtend bij het opstaan want het is lekker warm in bed. Om dat af te leren, leer je jezelf de associatie om als de wekker afloopt meteen op te staan. Dat kun je oefenen op een willekeurig moment op de dag, een paar keer trainen (tien keer is genoeg) helpt. Verminder je prikkels en zorg voor focus door de Pomodoro techniek te gebruiken en je alleen te wijden aan een taak. Echter de taak moet wel duidelijk zijn over wat je moet doen en wat je wilt bereiken en zet alle externe prikkels, smartphone, e-mail en dergelijke, uit. Wij kunnen niet multitasken en maar een ding tegelijk doen.

Als zzp’er kun je eigenlijk niet delegeren, zelf doen levert geld op toch?Samenwerken in een team of binnen een maatschap (een groep gelijk gestemden) is daarbij de oplossing. Verdeel taken naar waar iedereen goed in is en richt je op het ontwikkelen van je vaardigheden.

Doe de rottigste klus eerst, zorg voor twee doelen per dag voor je zelf die je moet halen, maak een weekplanning en voor een lange(re) termijn, kijk terug naar wat je bereikt hebt en vooruit wat er nog op je ligt te wachten. Je kunt dan beoordelen of er een klus tussendoor kan zonder dat je er stress van krijgt.